决定咖啡馆的定位，是成功开咖啡馆的第一步。例如是开豪华咖啡馆、外带式或内座式小咖啡馆？店内只卖咖啡，还是「咖啡＋糕点」、或「咖啡＋糕点＋简餐」？另外，是单店经营，还是与异业结盟的复合式咖啡馆（例如结合书店一同经营）？这都是一开始就要先想清楚的。　　
咖啡馆的经营定位，决定了资金、人事、菜单、地点、乃至店面的设计装潢；必须先确定经营方向，再去规划其它细节。但许多开店者正好相反，往往先决定设计装潢与地点选择，再去考虑要开什么型态的咖啡馆，例如「我好想开一家充满普罗旺斯风情的咖啡馆，」脑筋全围绕在如何装潢出普罗旺斯风格上，这是开咖啡店者最常犯，也最致命的错误。
一家咖啡馆所需软硬体如下：
　　1.菜单（menu，包括咖啡、糕点及简餐）
　　2.生财设备（咖啡机、烤箱、微波炉、瓦斯炉、冰沙机、冰箱、冰柜等）
　　3.硬体设备（冷气、照明设备等）
　　4.器皿
　　5.设计装潢（吧台设计、咖啡馆风格与色调、桌椅家具等）
　　这五项要素中，菜单是最基本的，会决定需要采购哪些生财设备及硬体设备，也会影响吧台设计。如果一开始只想开家「咖啡＋糕点」的咖啡馆，吧台设计比较简单；但如果开业后发现光是这样无法维持营运，想要增加冰沙产品时，就会发现吧台可能没空间放置冰沙机了；万一还想再增加简餐，一开始又没有规划厨房的话，问题就更大了，甚至需要重新局部装潢，那又是一大笔费用支出。因此创业伊始，就要想清楚咖啡馆的贩卖项目。
装潢预算最容易失控　　
　　咖啡馆资金规划方面，必须包含以下开支：　　
　　1.生财设备
　　2.硬体设备
　　3.器皿
　　4.设计装潢
　　5.房租（第一个月的房租＋3个月的押金＝4个月房租）
　　6.原料
　　7.人事开支（如计时人员的薪资）
　　8.杂支（水电费用）
　　9.至少能维持咖啡馆赤字经营5个月的预备金【（房租＋原料＋人事开支＋杂支）×5】
　　开咖啡馆，除了实现创业梦想外，还能结交一些志同道合的朋友。